A empresa com 150 funcionários está migrando em estágios para o uso do software livre OpenOffice.org, abandonando o programa legado MS Office* onde possível e o restringindo apenas aonde ainda seja custoso migrar.

Neste artigo aqui , você pode ver uma análise dicotômica do caso.

É que o autor implica que apenas quem não tenha sistemas legados MS* se beneficiaria do uso de OpenOffice.org, mas que os ganhos seriam muito bons.

Para as empresas com sistemas legados MS*, o custo de retreinamento de funcionários e a conversão de documentos seria sempre onerosa demais e seria melhor deixar como está.

Não é assim.

O correto é fazer um projeto piloto de análise de custos de migração.

Primeiramente, o retreinamento é MUITO curto.

A grande maioria de funcionários, após uma apresentação e exercícios de 1 a 2 horas, já consegue desempenhar suas tarefas usuais diárias.

O software livre OpenOffice.org é intencionalmente similar em interface e recursos a outros programas de automação de escritórios.

Isso reduz muito a curva de aprendizado. O retreinamento pode ser mais extenso para os usuários avançados.

Nem sempre ser similar a outro resulta em uma ótima usabilidade, mas é o preço a pagar para ter um baixo retreinamento e isso é uma decisão estratégica do projeto.

Segundo, com a nova versão 2.0 do OpenOffice.org, a conversão de documentos de outros formatos ficou muito mais aprimorada.

Raros documentos de formatação complexa, e as planilhas com macros, são um problema.

Portanto, você precisará ver quais departamentos usam planilhas com macros e documentos complexos para testar alguns exemplos e quantificar quantos deles são realmente utilizados.

Terceiro, você não precisa converter todos os milhares de documentos de seus arquivos para um novo formato numa vez só.

Converta à medida que for usando.

Converta aqueles que forem melhor ser convertidos, pois o OpenOffice.org pode salvar em formatos de outros programas também.

Quarto, se seus clientes e fornecedores ainda usam sistemas legados, você continuará podendo ler a vasta maioria deles.

E para enviar documentos de volta a eles, pode escolher salvar no formato que eles ainda usam.

Melhor: envie um arquivo PDF para eles, que é bem difícil de ser alterado e pode ser visto em praticamente todo tipo de computador. Até Palm.

Tenho observado que são muito poucas as situações em que o destinatário deve poder editar o documento recebido. Deseja apenas ver e ou imprimir.

Desde 1998, somente em duas oportunidades deparei-me com planilhas com macros que não podia ler corretamente e um documento texto de formatação MUITO complexa que distorceu demasiadamente para ser viável importar.

Nos outros, ou importava diretamente sem retoques ou bastavam alguns ajustes de alinhamento para ter a mesma aparência.

A esmagadora maioria das pessoas usa editores de texto como máquinas de escrever de luxo, e não explora o potencial e recursos.

Desde o tempo do MS Word* para DOS* e do MS Win Word 2.0* só encontrei mais UMA pessoa que sabia criar um longo texto em modo tópicos.

E apenas um punhado sabe o que é editar com folha de estilos.

É muito provável que você precise manter 5 a 10% das máquinas, em média, com uma cópia de sistema legado. Em alguns departamentos, por dependência de muitos programas e arquivos essa proporção seja maior. Em outros pode até ser zero. Faça uma análise cuidadosa e inicie com um projeto piloto no que apresentar menor dependência e siga com projetos piloto até o departamento de maior dependência.

Portanto, é falaciosa a afirmação de que todo o documento é oneroso demais converter.

Quem controla seu fluxo de caixa?

Ao final, o autor ao menos relembra, embora sem a ênfase devida, que usando sistemas legados MS*, a empresa fica sujeita às determinações da MS* também quanto às despesas de informática.

É o fornecedor que determina como, quanto e quando o comprador terá a despesa.

Despesa porque na vasta maioria das situações, você não precisaria tanto assim daquela nova função ou recurso e ficaria contente em prosseguir com o seu sistema legado.

Mas a obsolescência programada torna incompatíveis as versões antigas de produtos.